Créer un modèle de mail ou de document PDF

Vous pouvez créer des modèles personnalisés qui inclueront les informations de vos clients. Ces documents pourront alors êtres imprimées directement depuis l'onglet client ou être envoyées par e-mail. Vous pourrez même les programmer pour qu'ils soient automatiquement envoyés par e-mail lors d'un changement de statut

1. Dans le CRM, allez dans Modèles et cliquez sur le bouton Ajout
   
2. Choisissez PDF dans le champ Type
3. Saisissez tout le texte à la volée ou copiez-collez le si vous l'avez déjà ailleurs
4. Utilisez la barre d'outils situé en haut du champ Contenu pour mettre en forme le document (titres, couleurs, tableaux, images etc.)
   
5. Pour insérer un champ dynamique provenant du client, utilisez les boutons situés en dessous du champ Contenu
   
   Si vous avez besoin d'insérer un champ qui n'est pas dans la liste, il vous faudra connaître le nom exact du champ dans le CRM et l'insérer manuellement en utilisant la syntaxe suivante: {nom_du_champ}.
   Pour trouver le nom exact du champ, il faudra déjà être administrateur. Ensuite, demandez à modifier une fiche client et survolez le champ en question. Le vrai nom apparaîtra en infobulle.
6. Une fois le modèle créé, vous pouvez le prévisualiser directement depuis l'onglet Modèles en cliquant sur le bouton de prévisualisation à droite

1. À chaque fois que vous créez un modèle, un ID unique est créé (le n° situé à gauche de chaque modèle dans le tableau)
2. Vous pouvez facilement inclure un modèle dans un autre en spécifiant simplement {@id} dans un modèle (en remplaçant id par le vrai numéro du modèle)
3. Il est très important d'utiliser cette méthode pour les en-têtes et pieds de page en particulier.
   
   En créant un modèle qui contient uniquement votre en-tête et un autre qui contient uniquement le pied de page, vous n'avez plus à les recopier sur chaque nouveau modèle. Si votre pied-de-page (footer) change, vous le changez une seule fois et tous les modèles utilisant ce pied-de-page seront alors automatiquement mis à jour
4. Étapes à suivre:
   
   • Créez un modèle contenant votre logo avec quelques informations de base. Après validation, imaginons qu'il a pris l'ID n° 25 (ce sera le n° suivant dans votre liste de modèles).
   • Créez un autre modèle contenant votre pied de page avec les mentions légales et coordonnées de contact. Après validation, il prendra l'ID quivant (le n° 26 dans notre exemple).
   • Dans tous vos modèles de lettres ou e-mails devant inclure cet en-tête ou ce pied de la page, vous n'aurez plus qu'à inclure {@25} en haut du document et {@26} en bas du document pour y placer automatiquement l'en-tête ou le pied de page lors de la génération du document
   • pour le pied-de-page il y a un autre code que vous pouvez utiliser. Si vous spécifiez au début du pied-de-page (dans le modèle 26 si on reprend mon exemple) la mention {@footer}, cela positionnera automatiquement le pied-de-page dans la marge du bas pour les PDF avec un formatage typique des pieds-de-page
   • Le contenu d'un modèle de pied-de-page typique devrait donc ressembler à cela :
     
     {@footer}
     Ma société - 123 rue de la Paix 75000 Paris - Tél: 01 23 45 67 89 - Fax: 01 23 45 67 89
     Siret: 123 456 789 00001 - RCS Paris 123 456 789 - TVA FR 12 345 678 901
   • Et le contenu d'un modèle de lettre devrait donc ressembler à cela :
     
     {@25}
     

     {first_name} {last_name}
     {address}
     {zip} {city}

     {company_city}, le {today}
     

     {gender} {last_name},
     
     Nous vous remercions pour votre confiance et ...
     Reste de la lettre...
     

     Veuillez agréer l'expression de nos salutations distinguées.
     {company}

     {@26}
     

1. Pour pouvoir envoyer correctement des e-mails il faut au préalable configurer le compte e-mail émetteur à utiliser
2. Depuis l'onglet clients, cliquez dans le tableau sur l'adresse e-mail du client souhaité
3. Choisissez le modèle concerné et modifiez le à la volée si nécessaire
4. Cliquez sur Envoyer

1. Cliquez sur le bouton à droite du client concerné
2. Cliquez sur Imprimer
3. Choisissez le modèle que vous venez de créer
4. Validez avec le bouton OK. Par défaut le PDF s'affichera directement. Si vous préférez l'envoyer directement par e-mail, cochez la case Envoyer directement (modifiez éventuellement l'adresse e-mail du destinataire).
   
5. Vous pouvez également :
   • cliquer sur Faire signer pour utiliser la signature électronique Yousign ou le système de signature interne du CRM non certifié (il doit d'abord être activé).
   • cliquer sur Stocker pour l'ajouter dircetement aux documents du client
   • cliquer sur Lien SMS pour générer un lien court qui mène au fichier